กฎมารยาททางอีเมล – มารยาททางอีเมลในที่ทำงานจาก WomansDay.Com

หญิง at work using a computer

Shutterstock

คุณรู้อยู่แล้วว่าหากพิมพ์ในเมืองหลวงทั้งหมดในอีเมลดูเหมือนว่าคุณกำลังตะโกน (ถ้าคุณไม่ได้ดูว่าฉันหมายถึงอะไร?) และฉันยังต้องพูดคุยบรรดาจดหมายลูกโซ่หวานอ่อนจะถูกส่งทันทีถึง 25 เพื่อนหรืออื่น ๆ คุณจะมีโชคร้าย? (หมายเหตุ: ลบเสมอ!) แต่แม้ว่าเราจะรู้บางสิ่งเหล่านี้อีเมลยังคงรู้สึกเหมือน Wild West เมื่อพูดถึงมารยาท ถึงเวลาแล้วที่คุณจะต้องปรับวิธีการสื่อสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วยความสง่างามและสไตล์.

อีเมลที่ได้รับการจัดทำขึ้นอย่างดี

อีเมลไม่ใช่สถานที่สำหรับบทประพันธ์ 2,000 คำ ถ้าคุณเขียนถึงเพื่อนสนิทที่คุณไม่ได้เห็นในขณะนี้ก็เป็นสิ่งหนึ่ง (แต่จริงๆถ้าคุณมีเรื่องมากมายที่จะพูดทำไมไม่รับโทรศัพท์?) Judith Kallos ผู้ก่อตั้ง NetManners.com กล่าวว่าสำหรับอีเมลส่วนใหญ่ให้เก็บข้อความสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยมีส่วนที่สำคัญที่สุดที่ด้านบนซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่อุทิศเพื่อช่วยให้ผู้คนเขียนอีเมลสุภาพ บล็อกประเภทใหญ่อ่านได้ยากบนหน้าจอโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผู้รับกำลังพยายามอ่านข้อความของคุณบน BlackBerry หรือ iPhone และแม้ว่าคุณจะไม่อาจใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยในอีเมลส่วนบุคคล แต่ก็อาจเป็นจุดที่เป็นเพื่อนของคุณได้หากคุณมีอีเมลสำหรับการทำงานเป็นจำนวนมาก “สายตาพวกเขาไม่ได้มีลักษณะเหมือนมากเกินไปที่จะรับมือกับปัญหาและผู้รับรู้ด้วยจิตใต้สำนึกคิดว่าเธอสามารถได้รับคะแนนของคุณในเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ทำให้เธอมีแนวโน้มที่จะอ่านอีเมลทั้งหมดของคุณ” Kallos กล่าว.

อีกความคิดหนึ่ง: ปล่อยให้ IMHO (“ตามความเห็นของฉัน”), RUUP4IT (“คุณลุกขึ้น?”) และคำย่ออื่น ๆ สำหรับวัยรุ่น “พิมพ์เหมือนเด็กนักเรียนเกรดที่มีไวยากรณ์ไม่ดี, พิมพ์ผิด, ศัพท์แสงสำหรับเด็กและเยาวชนและประโยคที่ไม่สมบูรณ์และโอกาสที่จุดของคุณจะหายไป” Kallos กล่าว โปรดจำไว้ว่าในอีเมลข้อความทั้งหมดผู้รับต้องไปเพื่อถอดรหัสความตั้งใจและความหมายของคุณ.

เมื่อคุณเขียนอีเมลแล้วให้ทดสอบ TMI (Too Much Information) ถามตัวเอง: จะเกิดอะไรขึ้นถ้าเจ้านายของฉันเห็นสิ่งนี้? สามีของฉัน? ลูก ๆ ของฉัน? “การมีส่วนร่วมของผู้อื่นสามารถกลับมาหลอกหลอนคุณได้ด้วยวิธีที่น่าอับอายมากที่สุด” ซูฟ็อกซ์ผู้เขียนกล่าว มารยาททางธุรกิจสำหรับ Dummies.

และในขณะที่คุณอยู่ในนั้นลองคิดดูสองครั้งก่อนที่จะกดส่งในทุกสิ่งที่เขียนด้วยความโกรธ จากนั้นก็นอนหลับพักผ่อนที่นั่น มันมักจะออกมามากหนักกว่าที่ตั้งใจและเมื่อมันออกมีไม่เอามันกลับ ถามตัวเองว่าคุณเคยพูดแบบนี้กับใบหน้าของบุคคลนั้นหรือทางโทรศัพท์ ไม่มี? จากนั้นอย่าส่ง.

การตอบสนองอย่างดี

ตอบกลับภายใน 48 ชั่วโมงหากไม่สามารถติดต่อได้ภายในหนึ่งวันหรือสองวันให้ส่งอีเมลกลับทันทีและแจ้งผู้ส่งเมื่อเขาคาดหวังว่าคำตอบของคุณจะตอบกลับ หากคุณเป็นผู้ส่งให้รอสักครู่ก่อนที่จะติดตาม “เราทุกคนทำเงินได้นับล้าน ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ๆ ” ตัวแทนความน่าเชื่อถือ: การใช้เว็บเพื่อสร้างอิทธิพลปรับปรุงชื่อเสียงและสร้างรายได้. “ใช่เว็บเคลื่อนที่ด้วยความเร็วแบบวิปริต แต่ไม่สามารถตอบอีเมลทุกฉบับได้ทันทีโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณต้องการให้หรือรับคำตอบที่ดีออกมา” (ถ้าข้อความของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วนให้ใช้โทรศัพท์หรือทำเครื่องหมายอีเมลเป็นลำดับความสำคัญ)

บางสิ่งอื่น ๆ ที่ควรคำนึงถึง: ไปที่คำตอบทั้งหมด เมื่อได้รับอีเมลกลุ่มโปรดตอบกลับผู้ส่งเท่านั้นเว้นแต่จะกระทบต่อทุกคนที่เกี่ยวข้อง คนส่วนใหญ่ไม่ชอบกล่องจดหมายของพวกเขาที่จะติดขัดกับการตอบสนองหลายครั้ง เมื่อคุณตอบสนองไม่จำเป็นต้องตอบสนองอีกครั้ง … และอีกครั้ง “ขอบคุณสำหรับอาหารกลางวัน” “สนุกกับมันขอทำอีกครั้ง” “ใช่เรามาดูกันดีกว่า “ฉันดีใจที่.” ถ้าคุณเคยพูด ขอบคุณ หรือ คุณยินดี, มันเพียงพอแล้ว. Chitchat ได้รับรวดเร็วน่ารำคาญ.

เครื่อง 411 On …

ส่งอีเมลขอบคุณคุณ. ถ้าคุณแค่ขอบคุณคนที่หยิบลูกขึ้นมาอีเมลของคุณจะดี – ถึงแม้ว่าโทรศัพท์จะดีกว่า แต่ Kallos กล่าว (แสดงให้เห็นว่าคุณได้ใช้ความพยายามและไม่เพียงพาเธอไปโดยเด็ดขาด) ในบางครั้งจะมีเพียงบัตรที่เขียนด้วยลายมือเท่านั้น ขอบคุณสำหรับของขวัญหรือการกระทำพิเศษของความเมตตาต้องเขียนด้วยลายมือ “อีเมลจะสะท้อนความขอบคุณอย่างจริงใจของฉันเท่าที่สละเวลาในการซื้อบัตรเขียนบันทึกและที่อยู่ของฉันซองจดหมายจ่ายค่าไปรษณีย์และส่งออกหรือไม่ไม่มันจะไม่” เธอกล่าว.

การส่งอีเมลส่วนบุคคล (หรือท่องเว็บ) ในที่ทำงาน. อย่าคาดหวังความเป็นส่วนตัว การศึกษาในปี 2006 โดย American Management Association และสถาบัน ePolicy พบว่า 76% ของธุรกิจอเมริกันตรวจสอบกิจกรรมออนไลน์ของคนงาน ดังนั้น ixnay ในการเสนอราคาบนอีเบย์หรือส่งอีเมลส่วนบุคคลผ่านทางเซิร์ฟเวอร์ของ บริษัท (เช่นมีโอกาสที่อีเมลอาจหลงทางได้) สำหรับการส่งอีเมลจากบัญชีส่วนตัวของคุณขณะอยู่ในที่ทำงานคุณจะรู้ว่า บริษัท ของคุณมี vibe ที่ดีที่สุด แต่โดยทั่วไปแล้วอุปกรณ์และเวลาอินเทอร์เน็ตเป็นของ บริษัท ของคุณ พวกเขาเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนบุคคลอาจละเมิดนโยบายของ บริษัท “ฟ็อกซ์กล่าว แม้ว่า บริษัท ส่วนใหญ่ไม่สามารถอ่านบัญชีส่วนบุคคลของคุณ (เช่น Gmail หรือ Hotmail) บาง บริษัท ได้ลงทุนในเทคโนโลยีที่บันทึกการกดแป้นพิมพ์ทุกตัวที่ออกจากอาคาร Brogan กล่าว คุณควรตรวจสอบคู่มือพนักงานของ บริษัท เพื่อดูว่า บริษัท ของคุณจัดการกับการใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลอย่างไร.

ส่งต่อจดหมายและเรื่องตลก. เรารู้สึกทึ่งกับจำนวนอีเมลที่เราต้องเจาะลึก อย่าเพิ่มความเดือดร้อนเว้นเสียแต่ว่าคุณจะเป็นจริงและแน่ใจว่าผู้รับจะได้รับการเตะออกจากมัน และถ้ามีคนขอให้คุณเลิกและเลิกสนใจโปรดปฏิบัติตาม (หมายเหตุเพื่อนเก่าของโรงเรียนเก่าของฉันกับนิ้วเรียกในทุกสิ่งที่น่ารัก: ฉันอยู่บนเข่าของฉันขอให้คุณหยุด)

การใช้ BCC. หากคุณส่งอีเมลจำนวนมากไปยังบุคคลที่ไม่รู้จักซึ่งกันและกันโปรดเคารพความเป็นส่วนตัวโดยการซ่อนที่อยู่อีเมล ใส่ชื่อของคุณลงในช่อง “ถึง” และคนอื่น ๆ จะอยู่ในช่อง “สำเนาลับ ๆ ” (BCC) ที่แปลกตา การระบุที่อยู่อีเมลกับกลุ่มคนแปลกหน้าอย่างชัดเจนจะทำให้ผู้รับสงสัยว่าประเด็นเรื่องความเป็นส่วนตัวอื่น ๆ ที่คุณอาจไม่เคารพหรือเข้าใจได้อย่างไร นี่เป็นครั้งเดียวที่คุณควรใช้ BCC เวลาอื่น ๆ ก็เป็นการทรยศที่เห็นได้ชัดของความไว้วางใจ ไม่เป็นไรที่จะแอบใส่ใครในอีเมลที่ชัดเจนว่าไม่มีธุรกิจของเธอโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีข้อมูลส่วนตัว.

สถานการณ์ที่เหนียว – แก้

“เพื่อนของฉันอีเมลทุกวันมันมากเกินไปฉันจะทำให้เธอหยุด?”
“ใช้เวลาของคุณตอบสนองให้ความเห็นของคุณสั้นและสุภาพ แต่ไม่สนับสนุนให้เธอโดยการถามคำถามที่เธอสามารถตอบถ้าเธอยังคงไม่ได้รับข้อความกล่าวว่า ‘ขอบคุณสำหรับบันทึกย่อของคุณดีใจเป็นอย่างดี แต่ตอนนี้ฉันรู้สึกท้อแท้กับการทำงานและครอบครัวดังนั้นฉันจึงไม่ค่อยมีเวลามากพอที่จะสนทนาฉันขอขอบคุณที่คุณคิดถึงฉัน! “ฟ็อกซ์กล่าว.

“เมื่อฉันได้รับข้อความโทรศัพท์ฉันตอบด้วยอีเมลคือ OK?”
คุณขี้เกียจ ถ้าคุณสามารถใช้เวลาในการส่งอีเมลคุณสามารถใช้เวลาในการรับโทรศัพท์ได้ อีเมลไม่ใช่ข้อแก้ตัวเพื่อหลีกเลี่ยงการปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์นั่นคือถ้าคุณจริงจังกับการสร้างความสัมพันธ์ที่มั่นคง เมื่อคุณไม่สามารถพูดได้คุณสามารถส่งอีเมลกลับเพื่อบอกผู้โทรที่คุณได้รับข้อความและระบุเวลาที่คุณจะโทรศัพท์กลับ.

เพื่อนที่ส่งต่อฉันต้องอ่านข้อความฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าพวกเขาเป็นจริงหรือไม่?
ไม่ว่าจะเป็นตะเกียบที่มีสารก่อมะเร็งหรือเปิดบัตรอวยพรแบบออนไลน์จากนั้นจะส่งหนังสืออวยพรฉบับหนึ่งไปให้ทุกคนในสมุดที่อยู่ของคุณข้อความที่น่ากลัวมาก ดูพวกเขาบน Snopes.com ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่ทุ่มเทให้กับการพิสูจน์และการพิสูจน์ตำนานเมือง (สำหรับการบันทึกรัฐบาลจะไม่เรียกเก็บเงินสำหรับทุกอีเมลที่ส่งมาและ Bill Gates จะให้เงิน 250 ดอลลาร์ถ้าเราส่งต่อข้อความนี้)

ตีแผ่: เปิดใจเอเย่นต์ ‘ม. ต้น …

1. ตรวจสอบอีเมลเมื่อคุณอยู่กับคนอื่น. หรือข้อความ IM หรือตรวจสอบ PDA ของคุณ ยกเว้นกรณีที่เด็กของคุณแจ้งให้คุณทราบว่ามีบางอย่างผิดปกติเมื่อคุณเลือกเทคโนโลยีกับเพื่อนร่วมทีมของคุณคุณจะบอกว่าพวกเขาไม่สำคัญกับคุณ และนั่นเป็นเพียงความหยาบคายเท่านั้น.
2. ส่งอีเมลแสดงความเสียใจหรือจดหมายขอบคุณจากกลุ่ม. บางสิ่งบางอย่างมักจะเรียกร้องให้แต่ละคนสนใจอย่างจริงจังที่แสดงให้เห็นถึงความพยายามบางอย่าง.
3. ถ่ายทอดความนิยมทางการเมืองหรือศาสนา. เว้นแต่จะเป็นจุดเน้นของการสนทนาในมือหรือคุณแน่ใจว่าผู้รับสนใจไม่ควรส่ง ไม่มีใครได้รับการดัดแปลงมาจากการให้ลัทธิชักชวน ในความเป็นจริงมันเป็นวิธีที่ดีในการสูญเสียเพื่อนและไม่ส่งผลต่อพวกเขา.
4. สอดแนมผ่านอีเมลที่คุณรัก. “การอ่านอีเมลของสามีหรือบุตรหลานของคุณโดยไม่ได้รับอนุญาตคือการฝ่าฝืนความไว้วางใจที่สำคัญ” คริสบราวน์กล่าว “ถ้าคุณมีปัญหาเรื่องความไว้วางใจนั่งลงและพูดคุยกับพวกเขาอย่าแอบไปแอบอยู่ข้างหลัง” เวลาเท่านั้นที่คุณสามารถตรวจสอบการติดต่อของเด็กได้ก็คือถ้าคุณเชื่อว่าเธอกำลังตกอยู่ในอันตรายที่จะเกิดขึ้นเช่นการสื่อสารกับคนที่เธอไม่รู้จัก.
5. ส่งข้อมูลใด ๆ ในบัญชีธุรกิจของคุณ. ข้อความที่ไม่มีสีจะถูกตีความว่าเป็นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่เป็นมิตรและเปิดให้คุณเลิกจ้าง (คุณอาจต้องการคิดสองครั้งเกี่ยวกับการส่ง “เนื้อหาสำหรับผู้ใหญ่” ผ่านบัญชีส่วนบุคคลของคุณด้วยเช่นกันคุณไม่เคยรู้เลย)

Loading...