papir

Thinkstock

Vsak od nas ima svoj edinstven, čuden sistem za ravnanje z vsakodnevnim napadom dohodne pošte in dokumentov, večina nas pa sodi v eno od dveh kategorij: piler, če je vaš instinkt v papirnate dokumente postaviti podobne papirje – zato po hiši imate majhne kupe. In filer, če želite, da papir shranite izven pogleda, v mape, ki ste jih verjetno označili in uredno uredili v vloženih omarah.

Šibkost obeh sistemov je, da lahko vsak list papirja obdelujete tri ali štirikrat, preden ste končali z njim. Neučinkovito! In pogosto na koncu hranite na stotine strani na leto, ki jih ne potrebujete. Tukaj je, kako racionalizirati svoj sistem in izstopiti iz pod pileup.

jaz sem…

Filer Piler
Kaj se resnično dogaja Vi ste varčevalnik. Radi bi se obesili na vse od finančnih knjig do člankov v revijah. Papir uporabljate kot vizualni seznam opravkov. “Če si ogledate račun, vas spomnim, da jo plačate,” pravi Lorie Marrero, avtorica The The Clutter Diet.
Vaš novi cilj Če želite močno omejiti, kateri dokumenti so vloženi in začeli prazniti stare datoteke. Za poenostavitev vašega sistema za obdelavo dohodnega papirja, ki bo preprečil kupe.
Vaša nova strategija Guru za produktivnost podjetij David Allen, avtor Getting Things Done, pravi, da je treba vse dohodne predmete obravnavati na enega od štirih načinov:

2-minutni prenos: Če držite papir in bo trajalo le nekaj minut, da naredite, kar je treba narediti, storite takoj. Pokličite to podjetje ali iztisnite to hitro zahvalno sporočilo, nato pa vrnite papir.

Uniči / reciklira: Nezaželene strani takoj prerežejo. Uniči vse, s čimer se identificirajo številke banke ali socialnega zavarovanja. (Nekateri radi raje z vsem svojim imenom in naslovom na njem, pravi Marrero.) Uporabljajte kozarec za recikliranje za kataloge, revije in časopise – samo prepričajte, da najprej odstranite oznako za pošiljanje.

Vstavite jo v koš za branje: Za revije ali kataloge, ki jih želite iti skozi.

Vstavite jo v koš: Ta pliten prejeto pošto (največ 6 do 7 centimetrov globoko) je za vse dokumente, ki zahtevajo ukrepanje, na primer plačilo računa ali vložitev. Naredite 20-minutni datum z dvakrat na teden, da obdelate vsak element v košu. Niste dokončani, dokler polje ni prazno.

Kako ravnati z zaostankom Naredite tri 2-urne datume s samim seboj in pojdite skozi svoje datoteke, da izpraznite nepotrebne strani. Znebite se vsakega papirja, ki ga niste pogledali v dveh ali več letih, in ga ne potrebujete. (Govorimo o zloženih receptih in starih notah.) Če gre za finančne ali davčne dokumente, se obrnite na svojega računovodja. Ko se akcijski pladenj začne preliti, vnesite dodatni datum binca. Prepovedano vam je, da označite mape »Razno« ali »Splošno«. “Nikoli se ne boš spomnil, kaj je tam,” pravi Marrero. Namesto tega natančno poimenujte mapo (“Pisma babe”).

Držite se za čas

Kako dolgo? Zakaj?
Prejemki ATM 1 mesec Shred takoj, ko potrdite, da je vaša mesečna izjava točna. Poskrbite, da jih boste odrezali, saj nekateri vključujejo vašo celotno številko bančnega računa.
Bančni izpiski 1 leto Ko so vaši preveritveni in varčevalni računi usklajeni, skenirajte bančne izpiske in shranite za eno leto. Če želite dokazati davčne olajšave, se obrnite na svojega računovodjo o tem, kako shranite izvirnike. Shranite letne izjave za 7 let v primeru, da ste revidirani.
Izjave o kreditnih karticah 1 leto Ko potrdite, da je izjava točna, jo hranite dovolj dolgo, da se prepričate, ali so vračila zabeležena (če zahtevate odhodke kot odpis davkov, shranite do davčnega obdobja). Zahtevajte letno poročilo in ga hranite 7 let.
Posojila in hipotekarne izjave 1 leto Počakajte na izjavo ob koncu leta, nato pa enkrat mesečno ali četrtletno. Nadaljujte s tem, dokler se posojilo ne izplača v celoti. Shranite hipotekarne davčne obrazce za 7 let.
Medicinske račune 1 leto ali do izplačila Boste potrebovali, da zahtevajo visoke stroške kot odpis davkov. Shranite neplačane račune, dokler niso plačani v celoti – in nato shranite končni dokaz plačila za 1 leto.
Davčne dokumente 7 let IRS na splošno ne opravi revizije dlje od sedmih let (dokler ne obstaja sum goljufije), zato shranite vso dokumentacijo (potrdilo o prejemu, davčne obrazce, letne izkaze poslovnega izida), ki samo toliko časa podpira podatke o svoji davčni napovedi. Upoštevajte, da lahko pregledate davčne dokumente in jih shranite v računalnik. Shranite vračanja sami za vedno.
Domov Izboljšave računov Dokler ne prodaš Dokaz o porabi se lahko včasih uporablja za znižanje davkov. In boste potrebovali račune, če bo kupec želel potrditi, da je nova streha resnično nova.
Naložbe Za nedoločen čas Za naložbe hranite vse transakcije, papirnate dokumente in letne izjave za vedno.

Ohrani večno

Če je nenadomestljiv, kot so spodaj navedeni elementi, ga shranite v varno. (V računalniku najprej pregledajte dokumente, tako da imate tudi kopijo.)

Družina: Potrdila o rojstvu in smrti; potrdila o krstu in potrdilih; poročna spričevala; razvezo odločb; posvojitveni dokumenti; evidenc vojaške službe in razrešnice.

Pravno: Wills in medicinske direktive; Kartice za socialno zavarovanje, državljanstvo ali naturalizacijo; licence za opravljanje poklica; zaupanje ali pooblastilo za odvetništvo. (Prepričajte se, da je kopija vaše volje z zaupnim družinskim članom ali da ima dostop do vašega sefa.) Doma, obdržite potne liste (ni slaba ideja, da bi fotokopije vsakega v varno- škatla); pravni dokumenti in pogodbe (razveze, pogodbe o delu); žirija dolžnost priznanje službe.

Samodejno in lastnost: Naslov vozila in prodajni list; domovega zavarovanja in naslova zavarovalne police (če imate hipoteko, ima hipotekarna družba vašo opombo); zakopana zemljišča.

Zavarovanje in naložbe: Certifikati zalog; dokumenti življenjskega zavarovanja. Doma ohranite sporazume o pokojninskem in pokojninskem zavarovanju.

Izjave o plačilih: Ni treba shranjevati tedensko ali mesečno škrbino, vendar shranite letne izjave, če morate dokazati zaposlitev.

Za več nasvetov o pretepanju papirja preberite: Zaustavite napačen papir