bild

Getty Images

Vid något medicinskt kontor kontrollerar receptionisten allt: böckerna, telefonerna och vem som får ett möte. Så det är till din fördel att få på sin goda sida. Från att fylla i dina pappersarbete i förväg för att ställa de rätta frågorna, här är användbara tips för att göra trevligt med din doktors personal.

1. Arkivera pappersarbete i förväg för en första tidssamtal hjälper alla.

Även om det inte nödvändigtvis säkerställer mer ansikts tid med din läkare, ta hand om nya patientpapper innan du kommer till kontoret – oavsett om det är elektroniskt journaler (EMR) eller via fax – är det bättre att använda allas tid. “De flesta medicinska kontor övergår till EMR”, säger Wendy Winstead, kontorschef för Nicholas Nikolov, MD, en Kalifornien-baserad plastikkirurg. “När du ringer och gör ett möte, fråga om det är ett alternativ, i så fall kommer de att ge dig en kod som du kan använda för att logga in och fila.” När du är klar måste du bara skriva in några samtycke formulär när du kommer till kontoret, vilket innebär att om läkaren går före schemat, kan han kanske se dig omedelbart. Genom att skicka in pappersarbete elektroniskt eller via fax sparas också receptionisten från att behöva skriva in din information så att du gör dagen lättare, vilket hon säkert kommer ihåg. Om arkivering framåt inte är ett alternativ, var dock bara säker på att visa upp till ditt första möte 15 minuter tidigt så pappersarbete tar inte bort från din tid med läkaren.

2. Det är mitt jobb att INTE ringa dig.

Ja, du screenas. Om du inte ringer in med en nödsituation, kommer de flesta receptionister att få läkaren att ringa dig tillbaka. Om så är fallet, lämna inte saker öppna få specifika om din tillgänglighet. Receptionisterna vi pratade med rekommenderar att du säger något som “Jag är bara ledig mellan 2:00 och 4:00 – kan han ringa mig under den tiden?” Precis som någon med en lista med to-dos, svarar läkare på begränsningar och deadlines när de prioriterar. Om läkaren är digitalkunnig, överväga att be receptionisten om att skicka e-post till honom för din räkning (och kopiera dig) – det kan hjälpa till att framkalla ett prompter svar.

3. Det finns några sätt att ta reda på vad din väntetid verkligen är.

Det är inte så att receptionisterna avsiktligt ljuger om väntetiden, men det finns en anledning som läkare säger till dem att hålla saker under omslag. Baserat på patientflöde – och hur lång tid varje möte tar – Winstead säger att en receptionist kan shuffle runt ordningsföljden. “Om någon kommer att vara in och ut, försöker vi göra dem artighet att skjuta dem inför en längre tidpunkt”, säger hon. För att få en tydligare bild av var du befinner dig, rekommenderar Winstead att du frågar receptionisten på den slimmade, viskade tonen. Och kom ihåg: “Det är allt i din ton. Om du är mer förstående, är vi mer förstående,” lägger hon till. Om du känner dig obekväm och frågar om väntetiden direkt, föreslår Winstead att du frågar om du har tid att ta en snabb kopp kaffe. Du får en ganska klar uppfattning om din väntetid beroende på svaret.

4. Vi uppskattar ärlighet.

Winstead påminner om en viss patient, som ringde kontoret två dagar före ett bröllop för att begära “nöd” Botox. “Först och främst är Botox inte en nödsituation – det tar flera dagar att sparka in. För det andra vet människor om bröllop i förväg – så varför ringa två dagar före evenemanget?” Winstead säger att hon skulle ha varit mycket mer benägna att hjälpa patienten om hon hade ringt och erkänt att hon hade “helt åtskild” om bröllopet och skulle uppskatta att man klämde i. Botox eller annars, om du lät en receptionist veta om din situation, och är OK med ett kort besök, kommer de sannolikt att uppskatta din ärlighet och försöka hjälpa dig.

5. Du har bättre chans att få vad du vill ha på morgonen.

Om du försöker nå doktorn via telefon, ring tidigt. “På morgonen finns alla receptionister där för att svara på telefonerna i motsats till mitt på dagen, när hälften kommer att vara på lunch”, säger Winstead. Detsamma gäller för schemaläggning: Om ditt mål ska ses snabbt, se till att du har en av de första slotsna på dagen. “Det kommer att bli mindre väntetid, eftersom läkaren inte kommer att springa sent från andra patienter framför dig”, säger Winstead. När du bokar ett möte, är det också klokt att fråga receptionisten vilka andra typer av avtal som läkaren har före din. “I allmänhet tar det nya patientkonsultationer längst, så försök att schemalägga bort från dem om du är orolig för förseningar,” lägger Winstead till.

6. Du kan arbeta i väntelistan.

Om det är en lång väntan att få ett möte, be om att sätta på en väntelista – men vänta inte på att kontoret ringer dig. “Ring dem varje dag”, säger Shannon Clark, receptionist för en klinik för fysioterapi i New York City. “När receptionisten inser att du inte kommer att sluta ringa tills dina behov är uppfyllda, kommer hon sannolikt att hitta en plats för dig.” Winstead tillägger, “Det är alltid bäst att hälsa på receptionisten med namn.” Det hjälper dig att bli vän med henne och kommer också att avskräcka henne från att vara oförskämd mot dig. Oavsett vad du gör, “lämna inte ett meddelande – det är mer jobbigt för henne”, säger Winstead. Istället föreslår hon att du ringer tillbaka tills du kan få någon i telefon.

7. Receptionister uppskattar julklappar.

Om ditt mål är att kunna göra sista minuten-möten på ett upptagen kontor, ta med semesterbesök för de personer som arbetar böckerna, inte bara läkaren. Winstead säger att läkare sällan delar gåvor med receptionisterna. Det är inte en muta i sig, men ett sätt att hjälpa receptionisterna kommer ihåg vem du är, förklarar Winstead. Hon tillägger att personer som tar in godis också tenderar att vara enklare patienter, vilket gör att receptionister känner sig mer bekanta med att klämma dem ihop.

8. Vissa tider av månaden och året är alltid busier än andra.

Det lönar sig att veta när din läkarmottagning är mest trafikerad, till exempel ob-gyns får ofta en tillströmning av samtal och sista minuten-möten i slutet av en månad när födelsekontrollföreskrifter tenderar att gå slut. Och i allmänhet hämtar de flesta medicinska kontor mot slutet av året, runt november och december, eftersom försäkringsavdragsrätter återställs den 1 januari. Fråga alltid din receptionist när det är bäst att ringa om du behöver boka en tidpunkt under en av upptagna perioder.